Transcription en temps réel, semi-directe et en différé
Nous sommes quotidiennement confrontés à des transcriptions en temps réel : il suffit de penser à l’utilisation de l’assistant vocal du smartphone, qui vient à la rescousse lorsque l’on ne peut pas saisir manuellement ce que l’on veut communiquer à un contact ou qui permet simplement de gagner du temps. L’audio en texte est essentiellement une dictée vocale, qui est convertie mécaniquement en un message écrit à envoyer à l’interlocuteur. Cette transcription en temps réel typique, supportée par les fonctions de base de tout smartphone moderne, se déroule de manière automatisée, sans véritable traitement final du texte produit.
La transcription en temps réel professionnelle
La transcription en temps réel, effectuée à un niveau professionnel, est la transposition par écrit par des transcripteurs, à partir d’un fichier audio de départ (wav, aiff, mp3, flac, alac, m4a, ogg, wma, aac, etc.), de ce qui est dit à une occasion donnée (généralement dans le cadre du travail, des affaires, de la formation, de la consultation) afin de pouvoir s’en servir quelques minutes après la fin de celle-ci, par exemple pour en tirer un compte rendu à utiliser pour rédiger des procès-verbaux.
Dans le domaine juridique ou corporatif, la transcription est remise à un notaire ou un responsable des affaires corporatives ou un juriste d’entreprise qui rédige les procès-verbaux d’un conseil d’administration, d’un conseil de surveillance, d’un comité de contrôle interne, d’un comité pour les contrôle et les risques, d’un comité d’audit, d’un comité ESG ou de tout autre comité au sein du conseil.
Compte tenu de l’importance et de l’utilisation prévue du document produit, le professionnel n’a pas droit à l’erreur.
Les transcriptions en temps réel de CMT
Contrairement aux systèmes de transcription automatique audio en texte, le service de transcription en temps réel, développé par CMT, est le fruit du travail d’une équipe de professionnels de la transcription, capables de déchiffrer chaque mot entendu et de saisir les nuances les plus imperceptibles d’un discours qui est ensuite transposé manuellement dans un texte final. Le résultat obtenu par écrit est identique à ce qui a été rapporté oralement.
Ce type de transcription en direct rapporte fidèlement tout ce qui est dit dans certains contextes en le transférant en noir sur blanc. Il existe différents niveaux de précision qui sont modulés en fonction des besoins du client ou du type de document à utiliser ou à archiver. On parle de transcription verbatim (textuelle) lorsqu’il s’agit de transposer mot à mot de l’oral à l’écrit. Le transcripteur est donc appelé à saisir chaque mot, expression et voix présents dans le fichier audio à transcrire.
Afin de fournir un service irréprochable, les transcripteurs experts de CMT se préparent à l’événement auquel ils vont assister en étudiant le langage du secteur (terminologie spécifique, expressions, termes techniques, etc.), les mots en langue étrangère qui peuvent être prononcés par les participants, les noms des intervenants, les acronymes particuliers, etc.
Transcrire directement sur place ou à distance
La transcription en temps réel peut avoir lieu sur place, c’est-à-dire directement dans les locaux du client où se déroule la réunion, ou à distance. Le résultat du travail reste le même : que l’équipe de transcripteurs soit sur place à l’aide d’un logiciel propriétaire ou qu’elle gère les transcriptions à distance, des versions partielles sont livrées pour être visionnées en direct pendant l’événement. À la fin du rendez-vous, CMT veille à fournir la version finale dans les meilleurs délais (convenus à l’avance avec le client).
La transcription intégrale ainsi obtenue est mise en page et mise à disposition sur un service de partage (Google Docs, Microsoft OneDrive, DropBox, etc.) ou au format Word et envoyée au client selon ses préférences (par clé USB remise en main propre, envoyée par e-mail, téléchargée sur un serveur SFTP ou même téléchargée sur le dépôt ou les espaces sécurisés de CMT ou du client, si ceux-ci sont mis à disposition).
Transcription éditée pour un résultat plus « utilisable »
Le client peut décider d’utiliser le texte tel que produit directement par les transcripteurs, c’est-à-dire avec la transcription de tout ce qui est dit, ou de demander une version éditée. La transcription éditée peut être « nettoyée » de ce qui est considéré comme superflu pour la compréhension et le bon déroulement de la communication, comme les répétitions, les bégaiements, les autocorrections, les interjections, les faux départs, etc. ou affinée dans la partie grammaticale et syntaxique, sans dénaturer le contenu. Le service de révision et de mise au point est supplémentaire et doit être convenu comme un travail complémentaire, par rapport aux transcriptions normales en temps réel.
Vidéo et audio synchronisés avec la transcription
En disposant du script d’un document audio ou vidéo, on peut avoir envie de réécouter (ou de revoir dans le cas d’une vidéo) le moment où un concept a été exprimé, pour en vérifier l’exactitude ou même simplement pour le plaisir de le revivre. CMT est capable d’intégrer l’audio ou la vidéo en question sur une page web, qu’il s’agisse de son propre site ou de l’espace web du client, afin que la transcription obtenue puisse être facilement consultée. Le script est par ailleurs synchronisé avec le visionnage de la vidéo ou l’écoute de l’audio.
Le fait de positionner le curseur à un point spécifique de la lecture (de l’audio ou de la vidéo) renvoie au point correspondant du script. Inversement, la sélection d’un mot dans le script permet de passer automatiquement au point correspondant dans l’audio ou la vidéo. La transcription est surlignée au fur et à mesure que la vidéo défile.
Sécurité et confidentialité garanties à chaque étape du travail
Outre la précision et la qualité du service, CMT garantit la confidentialité et la protection maximale des données sensibles grâce aux meilleures technologies de sécurité, logicielles et matérielles, du marché, en totale conformité avec le RGPD.
Transcriptions et délais de livraison
Les services de transcription sont différenciés en fonction du délai de livraison demandé par le client.
- La transcription en temps réel suppose la transmission continue du travail effectué par les transcripteurs. Lors de tout événement, les partiels (du début jusqu’à ce moment) des interventions sont envoyés, afin que les participants puissent consulter en direct ce qui a été rapporté mot à mot.
Cela permet de se souvenir rigoureusement de ce qui a été dit par les interlocuteurs, de jeter un coup d’œil sur les parties qui ont échappé à l’écoute par distraction ou incompréhension, de relever les détails utiles, de noter les points saillants et enfin de pouvoir répondre ponctuellement aux questions, demandes ou déclarations des participants. - Les transcriptions semi-directes envisagent un délai légèrement plus long pour transmettre l’élaboration finale au client. Les transcripteurs professionnels effectuent les transcriptions parallèlement au déroulement de l’événement, mais la livraison du texte retranscrit intervient quelques heures après la fin de l’événement.
- En revanche, en mode « différé », des délais de livraison sont fixés pour transcrire les fichiers audio, à partir de 8 heures ouvrables après réception des supports audio.
Dans tous les cas énumérés, le texte est fourni dans son intégralité. Bien entendu, le client peut demander un service d’édition supplémentaire pour affiner le contenu ou le rendre utilisable à d’autres fins que la transcription pure et simple.
Voici les principaux cas dans lesquels notre service est extrêmement utile :
- Transcriptions d’actes de conférences
- Transcription pour les procès-verbaux d’assemblée (AGA)
- Transcription pour les procès-verbaux de conseil d’administration
- Transcriptions pour les conférences de presse ou d’interviews
- Transcriptions pour les réunions stratégiques
- Transcriptions pour les comités au sein du conseil
- Transcriptions pour les comités ESG
- Transcriptions des réunions d’entreprise
- Transcriptions d’interrogatoires
- Transcriptions pour les réunions de copropriété
- Transcriptions de cours universitaires et de cours de formation
